Sourcing in Cina: il pericolo dell’illusione comunicativa dell’inglese

Nel processo di sviluppo e produzione in Cina, uno degli errori più comuni che vengono commessi è fare troppo affidamento sull’inglese.

L’inglese è una lingua franca, ma molto spesso non è padroneggiata pienamente da una o da entrambe le parti. Questo crea inevitabilmente zone d’ombra interpretative, che nel contesto produttivo possono trasformarsi in problemi concreti: specifiche fraintese, requisiti tecnici non compresi pienamente, aspettative non allineate.

Quando si lavora con i produttori cinesi, la comunicazione efficace passa prima di tutto attraverso la lingua e il contesto culturale. Parlare in cinese significa entrare nei meccanismi comunicativi locali, creare empatia e assicurarsi che le informazioni vengano realmente comprese.

Per questo motivo i responsabili madrelingua di Itasourcing seguono direttamente la comunicazione con i produttori. Il loro compito è assicurarsi che ogni indicazione tecnica sia perfettamente chiara per il referente principale della produzione.

In ogni progetto è fondamentale stabilire un interlocutore preciso all’interno della fabbrica, una figura responsabile che percepisca chiaramente la presenza di un rappresentante competente del cliente sul territorio, in grado di seguire il progetto e mantenere il controllo del processo produttivo.

Non dimenticare mai che c’è una distanza di diecimila chilometri tra te e il produttore in Cina, tra 6 e 7 ore di differenza di fuso orario per cui quando tu inizi a lavorare loro hanno già quasi finito e che l’unico modo per risolvere questo gap è comunicare in maniera chiara e univoca.

La comunicazione è una variabile critica

Vediamo spesso che questo aspetto è purtroppo sottovalutato.

La comunicazione non è un dettaglio operativo nè un gadget: è la variabile maggiormente critica del progetto. Le differenze culturali possono generare incomprensioni che diventano evidenti solo nelle fasi successive della produzione, quando correggere gli errori diventa più complesso e costoso.

Può sembrare eccessivo parlare di differenze culturali quando si tratta di produrre un oggetto semplice, come ad esempio una semplice ciabatta. In realtà il concetto di cultura, in questo contesto, non riguarda tradizioni o conoscenze teoriche.

Riguarda piuttosto:

• mentalità
• attenzione ai dettagli
• modalità di comunicazione
• approccio alla risoluzione dei problemi
• gestione delle responsabilità
• metodo di lavoro

Non comprendere queste differenze è spesso una delle cause principali dei progetti che incontrano difficoltà o falliscono.

Documentazione scritta e responsabilità chiare

Per ridurre al minimo i rischi è fondamentale formalizzare sempre le informazioni.

Le indicazioni verbali devono essere limitate il più possibile. Tutte le specifiche tecniche devono essere confermate per iscritto e approvate da un responsabile.

Allo stesso modo:

• le revisioni devono essere approvate formalmente
• deve esistere un referente chiaro per il progetto presso il produttore
• le responsabilità devono essere definite in modo preciso

Se durante la comunicazione le persone coinvolte cambiano frequentemente, oppure se troppe figure intervengono nel processo decisionale, è legittimo iniziare a chiedersi se il fornitore scelto sia realmente quello giusto.

Perché è fondamentale un referente locale

Nel processo di sviluppo produttivo in Cina, avere un partner locale che agisca per te sul posto non è un lusso: è una necessità.

Un referente sul posto permette di:

• facilitare il dialogo tecnico con la fabbrica
• ridurre i tempi di risposta
• verificare che le informazioni siano comprese correttamente
• prevenire errori di interpretazione

In molti casi, è proprio la presenza di un interlocutore locale a fare la differenza tra un progetto che procede senza problemi e uno che si complica strada facendo.

Cosa si intende per referente locale?

Si tratta della persona o agente che incarichi per seguire sul posto tutte le fasi del progetto, a partire dalle sue fondamenta: la comunicazione. 

Il referente è il tuo avamposto sul campo, quello che tiene le redini del progetto e che è anche responsabile della sua realizzazione. 

Cura tutti gli aspetti, soprattutto quelli che non sono stati calcolati in partenza e prevede dove possono verificarci intoppi e incomprensioni critiche. 

Per fare questo deve essere qualcuno che parli perfettamente cinese e che conosca la mentalità del posto. In questo modo il produttore si sente “sotto controllo” e agisce di conseguenza, mettendo una attenzione maggiore al tuo progetto.

Usare l’inglese nella comunicazione con aziende cinesi crea un filtro nella comunicazione pericoloso perchè è silente, non te ne accorgi finchè il problema non si manifesta nella sua gravità. Allora capisci che non si è capito molto.

Solo in questo modo la distanza fisica non diventa un problema nella realizzazione di una produzione in Cina. 

Se vuoi maggiori informazioni a proposito, non esitare a contattarci.